Оцифрування трудових книжок: важливий етап гарантування пенсійного забезпечення

Новації в законодавстві запустили процес цифровізації у кадрових питаннях. Так, незабаром спливає період оцифрування трудових книжок, що розпочався 10 червня 2021 року і був установлений на 5 років. (Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 12517-IХ)

Тож роботодавцям потрібно обов’язково перевести документи про трудову діяльність усіх працівників в електронний формат до 10.06.2026 року, оскільки від цього залежить пенсійне забезпечення працівників.

За правилами статті 62 Закону України «Про пенсійне забезпечення», основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка, а за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, наявність трудового стажу підтверджується у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.

Пенсійний фонд України забезпечує формування та ведення Реєстру застрахованих осіб, здійснює обробку, накопичення, зберігання та використання відомостей щодо трудової діяльності та страхового стажу. (ст. 20 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» та Положення про Пенсійний фонд України, затверджене Постановою Кабінету Міністрів України № 280 від 23.07.2014)

Задля здійснення відповідних розрахунків пенсійного забезпечення у майбутньому страхувальники та застраховані особи подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України скановані копії трудових книжок та інших документів про стаж. Такий алгоритм передбачено Порядоком подання відомостей про трудову діяльність працівника в електронній формі, що був затверджений Постановою правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 № 11-1. Після цього Пенсійний фонд України здійснює перевірку поданих відомостей, обробляє їх та вносить до Реєстру застрахованих осіб.

Завантажити відомості про трудову діяльність можна в особистому кабінеті на вебпорталі. Це може зробити як сам працівник, так і роботодавець. Для цього необхідно мати скановані кольорові копії усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та відповідних документів, до яких внесено записи з оригіналів трудової книжки або інших документів, що підтверджують стаж. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтва про народження дітей для жінок, військовий квиток та інші документи.

Отож, роботодавцям вкрай важливо подбати про те, аби документи про трудову діяльність працівників були своєчасно внесені до Реєстру застрахованих осіб державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

За інформацією відділу по роботі з персоналом