Особливості опрацювання та надсилання вихідних документів у суді

Вихідна кореспонденція Сьомого апеляційного адміністративного суду приймається, перевіряється, реєструється та відправляється відділом надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду.

Відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах всі вихідні документи опрацьовуються канцелярією і надсилаються адресатам в день їх одержання, або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов в кінці робочого часу.

Відправка вихідної кореспонденції може здійснювати різними способами: поштовим та електронним зв’язками, кур’єрською доставкою або органами спеціального зв’язку.

Одним із найважливіших аспектів при відправці вихідних документів є присвоєння унікального вихідного номера, оскільки відправлення або передача вихідних документів без реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду не допускається. Для кожного документа автоматично формується його вихідний номер у комп’ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду».

Алгоритм формування у  КП ДСС унікального вихідного номера документа такий:

• у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням номера за порядком і поточного року;
• у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатурної справи Сьомого апеляційного адміністративного суду, в якій зберігаються матеріали, із зазначенням номера за порядком документа і поточного року.

Варто зауважити, що обов’язковою вимогою надсилання вихідних документів Сьомим апеляційним адміністративним судом електронною поштою є підписання такого документа кваліфікованим електронним підписом.

Так, під час прийому від виконавців вихідних документів працівники відділу діловодства обов'язково перевіряють:

• правильність оформлення документа, розміщення у ньому всіх необхідних реквізитів;
• наявність і правильність зазначення адреси;
• наявність на документі відмітки про додатки;
• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
• наявність візування на копії вихідного документа, що залишається у номенклатурних справах;
• наявність і повноту додатків;
• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

У разі виявлення недоліків, відділ діловодства повертає документ виконавцю для доопрацювання, оскільки відповідальність за правильність зазначення реквізитів на вихідних документах несе виконавець документа.

Якщо документ підготовлений у двох примірниках, один – направляється адресату, а інший примірник документів із візами, на якому обов’язково ставиться реєстраційна позначка, передається до відповідних структурних підрозділів 7ААС для зберігання згідно з номенклатурою справ.

Кожний документ підписується посадовою особою із зазначенням її посади, власного імені та прізвища. Також на усіх вихідних документах, що надсилаються Сьомим апеляційним адміністративним судом обов'язково вказується дата.

Також обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа тощо).

Підготовку процесуальних документів суду до відправки здійснює відповідальний працівник суду або канцелярія.

Зауважуємо, що офіційне листування у Сьомому апеляційному адміністративному суді пріоритетно здійснюється за допомогою засобів електронної пошти, шляхом обміну електронними документами, скріпленими кваліфікованим електронним підписом. Такий формат є оптимальним у сучасних умовах, адже дозволяє направляти кореспонденцію швидко та водночас фінансово вигідно.

За інформацією відділу надання інформаційних послуг, руху адміністративних справ та діловодства суду