Як грамотно писати й правильно оформлювати службові листи

До речі, імідж установи значною мірою залежить від здатності грамотно складати й оформлювати службову кореспонденцію. Тож службове листування певним чином також впливає і на формування репутації установи.

Офіційний (службовий) лист – це документ, який слугує засобом спілкування між підприємствами, установами, організаціями та фізичними особами  з  метою обміну інформацією або налагодження партнерських взаємин. Існує декілька видів службових листів: інформаційні, супровідні, гарантійні, листи-запити, листи-запрошення, листи-відповіді тощо.

А тепер уявіть, що вам потрібно написати офіційний лист!

Перед тим, як приступити до написання, пам’ятайте, що основою будь-якого службового листа є текст, який має чітко відбивати мету його написання, розкривати зміст й містити переконливі аргументи. При цьому будь-який  з видів листів має бути лаконічним, послідовним і конкретним. Вдаватись до «ліричних відступів» у тексті службового листа не припустимо.

Написати службовий лист – це також мистецтво. Щоб спробувати його опанувати, пропонуємо вам завжди дотримуватись 5-ти нескладних правил.

1. Будьте лаконічними. Пишіть коротко й просто. Не зловживайте надто вишуканими словами й занадто довгими реченнями. Слідкуйте, щоб ваші слова гармонійно поєднувались у реченні і відповідали офіційно-діловому стилю мовлення.
2. Стежте за логічністю й послідовністю викладу. Намагайтесь структурувати усі ваші думки таким чином, щоб вони були взаємопов’язані. Для цього можете використовувати шаблонні фрази (також варто зауважити.., зверніть особливу увагу…, водночас просимо тощо).
3. Уникайте багатозначності. Якщо певне слово чи вислів можуть спричинити двозначність, краще їх замінити іншими, щоб адресат міг чітко зрозуміти, про що йде мова.

Синоніми – це чудово. Проте, якщо ви у листі щоразу добиратимете до одного й того ж слова різні синоніми, вас просто не зрозуміють. В офіційно-діловому стилі важлива точність, тому синоніми добирайте обережно. Іншомовні слова замінюйте українськими відповідниками лише в тих випадках, у яких це буде справді доречно.

4. Будьте ввічливі й доброзичливі. Звісно, адресат листа не бачить ваших емоцій, проте за автором листа приховується особистість, а зі стилю самого листа простежити настрій цілком можливо. І хоч службовий лист має бути стриманим, але це не означає, що він має бути позбавлений емоційності. Додайте ввічливі фрази на початку листа, щоб налаштувати адресата на позитивний лад, а також завершіть ваш лист доброзичливою фразою, висловіть свою повагу, подяку чи побажання.
5. Уникайте категоричності й заперечних форм. Формулюйте речення таким чином, щоб у вашому листі було якомога менше заперечної частки НЕ. Намагайтесь уникати висловлювань, які можуть неприємно вплинути на адресата. Якщо ж у листі вам все ж потрібно відмовити чи висловити заперечення, використовуйте евфемізми.

Ще один важливий момент – грамотність. Не секрет, що красиве мовлення: як усне, так і писемне – обличчя будь-якої освіченої людини. Але помилитися може кожен. Боятись цього не потрібно, а от перевірити правильність розділових знаків у тексті листа чи правопис слів просто необхідно.

Правопис слів та правильність вживання розділових знаків перевіряйте за чинним українським правописом, користуйтесь орфографічним словником та довідниками з культури мовлення.

Перевірити текст вашого листа на помилки можна й онлайн. Наприклад, за допомогою сервісу «Перевірка» на сайті «Мова – ДНК нації» (https://ukr-mova.in.ua/perevirka-tekstu) або на офіційному сайті української мови (https://ukrainskamova.com/index/wiki/0-30). Для цього просто скопіюйте ваш текст і вставте його у відповідне поле. Натисніть кнопку «перевірити».

Проте зважайте, що перевірка роботом не завжди досконала.

Коли ж ви перевірили текст на помилки й усе належно відредагували, дайте почитати його вашим колегам. Часом трапляється так, що, пишучи текст листа, ви вкладаєте один зміст, а хтось може зрозуміти його дещо інакше. Щоб цього не сталось, запитуйте сторонню думку, а проблемні моменти перепишіть таким чином, щоб усі сприймали текст вашого листа однаково.

Службові листи повинні бути оформлені естетично. Оскільки лист – це документ офіційний, його друкують на бланку установи, на якому обов’язково мають бути такі реквізити, як державний герб (для державних установ), код установи, її повна назва, індекс, поштова та електронна адреси, номер телефон, факс.

Бланк листа має бути формату А4 (рідше А5) і мати такі береги: ліворуч – 3 см, праворуч – 1 см, зверху й знизу – 2 см.

Вимог до оформлення листів багато. З усіма ними ви можете ознайомитись у ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації» (https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0055609-03).

Коли ж ви завершили підготовку проекту листа й усе оформили згідно з правилами, сміливо можете передавати його керівникові на підпис.

Насправді написати бездоганний службовий лист, який би справив на адресата позитивне враження про вас і вашу установу, зацікавив би його вашою інформацією чи пропозицією, до снаги кожному!

Шляхів удосконалення безліч. Працюйте над власним мовленням, дотримуйтесь етикету ділової кореспонденції, дослухайтесь до порад експертів  і, звісно, практикуйтесь у написанні листів. Бажаємо успіхів!

За інформацією відділу звернень, внутрішньої та зовнішньої комунікації